Zukunftsorientierte Lösung zur Personaleinsatzplanung
Zur Personalplanung berücksichtigt werden müssen unter anderem historische und Forecast-Daten zur Menge der Arbeit pro Zeitintervall, unterschiedliche fachliche Anforderungen an die Mitarbeiter und deren Ausbildungen, Servicezeiten, gesetzliche Regelungen, individuelle Arbeitszeitmodelle, persönliche Präferenzen, Zeitkonten, Abwesenheiten, Urlaubsslots und Schichttausch.
Benötigt wird eine ressourcenoptimierte Personaleinsatzplanung, die Über- oder Minderkapazitäten vermeidet, nicht in vorgefertigten Mustern denkt und aus einer extrem hohen Anzahl möglicher Lösungen nur die mit der bestmöglichen Qualität für die Kunden, das Unternehmen und die Mitarbeiter ermittelt. Modis Schicht Planungstool (MSP) stellt sich diesen Herausforderungen. Mehr als 20 Teamleiter planen täglich teils kundenübergreifend und für mehrere Hundert IT-Spezialisten der Service Desk Teams die Einsätze. Mehr als 60 verschiedene Start- und Endzeiten in vielfältigen, individuell konfigurierbaren Kombinationen an Arbeitsaufgaben werden dabei geplant. Bis zu 50 unterschiedliche Skills pro Mitarbeiter werden berücksichtigt.
Personalplanung leicht gemacht
Allein der Planungsaufwand pro Teamleiter reduzierte sich seit Entwicklung und Einführung des Tools MSP um je 80 Prozent übergreifend im Unternehmen. Mitarbeiter werden per Web und Mail über ihre Planung informiert und können mit oder ohne Einbindung des Teamleiters Schichten untereinander tauschen, solange die vorgesehenen Aufgaben durch den Tauschpartner ebenfalls bearbeitet werden können. Mitarbeiter agieren somit selbstständiger, Teamleiter werden entlastet, operative Aufgaben und die Mitarbeiterentwicklung treten wieder stärker in den Fokus.
Die Optimierung kann an diesem Punkt nicht enden, da alle Daten für die separate Arbeitszeiterfassung (ARZT) der Mitarbeiter elektronisch vorhanden sind. Eine bidirektionale Schnittstelle ermöglicht die Übertragung aller Schichten pro Mitarbeiter nach deren Abschluss in die Arbeitszeiterfassung. Eventuell geleistete Überzeiten oder Minderzeiten werden dem Arbeitszeitkonto hinzugebucht. Gebucht Krankenscheine durch die Personalabteilung, als eine weitere Abteilung im Prozess, werden sowohl in ARZT als auch MSP eingetragen und überschreiben vorherige Planungen. So konnte, auch auf Ebene der Mitarbeiter, eine Entlastung von Standardaufgaben erzeugt und Konsistenz aller Daten aus Produktion und Abrechnung sichergestellt werden. Konfigurierbare Rollenkonzepte sichern Zugänge zu personenbezogenen Daten und regeln notwendige Freigabe-Level.
Es ist nur konsequent, die Abrechnung der individuellen Arbeitszeiten nahtlos für die Gehaltsabrechnung zu nutzen. In einer Gehaltsvorverarbeitung werden Grundlagendaten pro Mitarbeiter aus ARZT, prozentuale Schichtzuschläge bei versetzten Arbeitszeiten oder Wochenendeinsätze in bestimmten Zeitfenstern ermittelt, und der Gehaltsabrechnung zur Verfügung gestellt.
Im Umfang und in der Intensität gestiegene Anforderungen an Planung, Dokumentation und Abrechnung erfordern übergreifende innovative technische Lösungen. Die genannten Werkzeuge ermöglichen den Mitarbeitern, sich auf die Erfüllung der Kernaufgaben mit Wertschöpfung für das Unternehmen zu fokussieren.
Die beiden von der Modis IT Outsourcing GmbH entwickelten Lösungen, MSP und ARZT, stehen als Software „as a Service“ zur Verfügung.
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